Überlegen Sie sich die Anforderungen, die eine Location erfüllen muss. Beispielsweise die Anzahl der Räume, wie viele Leute sie maximal parallel unterbringen müssen oder Service-Leistungen. Es gilt noch Mut zur Lücke! Welche Anforderungen in welchem Umfang wirklich umsetzbar sind, wird später geklärt.
Tipp zur Raumauswahl: Die Anzahl und Größe von Nebenräumen sollte zunächst nur bedingt wichtig sein. Hier kann später über das Programm oder die maximale Anzahl von Aussteller:innen oder Teilnehmer:innen je Programmpunkt auf die Gegebenheiten vor Ort reagiert werden. Gerade wenn die Locationauswahl dürftig ist, vereinfacht diese Flexibilität Ihre Suche.
– Christoph Peters (Geschäftsführer und Veranstaltungsexperte)
1. Lage beachten!
Soll die Location besonders gut via KFZ, ÖPNV oder Flugzeug erreichbar sein? Oder vorzugsweise in der Nähe spezieller Hotels, Restaurants oder Forschungseinrichtungen?
2. Plenarsaal nötig?
Ein Plenarsaal mit Sitzplätzen für die maximale Anzahl an geschätzten Teilnehmer:innen sollte in aller Regel vorhanden sein. Verzichten Sie hierauf nur in begründeten Ausnahmefällen.
3. Nebenräume
In Nebenräumen findet alles Platz, das nicht in den Plenarsaal oder auf die Versammlungsfläche passt.
4. Präsentations-Technik
Sind die Räume bereits mit aller benötigten Technik ausgestattet? Oder muss diese bei der Location oder externen Anbieter:innen dazugebucht werden?
5. Versammlungsfläche
Eine große Fläche für alles, das nicht zum inhaltlichen Programm gehört.
6. Check-in-Bereich
Der Willkommensbereich der Konferenz. Hier werden Ihre Gäste eingecheckt und Namensschilder und Unterlagen ausgegeben.
7. Garderobe
Neben Haken für Jacken und Mäntel sollte auch Platz für Koffer vorhanden sein.
8. Cateringbereich
Zusätzlich zum Platz für Buffets oder Kaffeepausen sollte auch ausreichend Freiraum für Stehtische und Bewegung Ihrer Gäste sein.
9. Posterausstellung
Ein Bereich für den Aufbau von Posterwänden.
10. Sponsoringbereich
Ob Tische für Auslagen oder ganze Messestände – beides will seinen Platz haben und sollte früh mitgedacht werden.